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@soydavidacosta / enero 30, 2018

Eres como presentas. ¿Sabes transmitir ideas de manera eficiente? Cómo hacer presentaciones eficaces

La batalla de las ideas se libra en el terreno de la comunicación. ¿Cuántas veces un proyecto se ha caído por una exposición deficiente o una mala defensa de sus beneficios? ¿Somos capaces de explicar adecuadamente nuestros argumentos y los valores de lo que estamos proponiendo? ¿Aportamos un extra de inspiración, motivación, credibilidad y confianza a la hora de presentar nuestro trabajo e ideas? ¿Sabemos llevar a cabo presentaciones eficientes? En nuestras cabezas cierta solución, estrategia o planteamiento funciona a las mil maravillas pero, ¿cómo lograr que nuestros interlocutores -compañeros, clientes, proveedores- se enamoren de aquello de lo que estamos tan seguros?

En una investigación llevada a cabo por Prezi, y de la que se hacía eco Forbes en este artículo, un 70% de encuestados afirmaba que las habilidades a la hora de presentar eran críticas a la hora de lograr el éxito en una carrera profesional. Pero, además, adelantaba una realidad bastante silenciada: el terror que le supone a muchas personas el enfrentarse a este tipo de situaciones. Hasta un 20% estaba dispuesto a simular una enfermedad o delegar la presentación en otra persona para evitar realizar una presentación pública.

Desarrollamos nuestras carreras en un contexo de máxima competitividad, en el que además el ritmo análisis / diagnóstico / respuesta es frenético y exige agilidad, visión y capacidad de comunicación. Debemos detectar mejoras y prevenir errores y proponer acciones en escasos periodos de tiempos y en proyectos donde existen diferentes tipologías de interlocutores, jerarquía y perfil técnico. La mejor idea no es la que funciona a las mil maravillas en el escritorio de tu ordenador, sino la que es capaz de inspirar, motivar y seducir a las personas que van a decidir si se pone en marcha.

"La mejor idea no es la que funciona a las mil maravillas en el escritorio de tu ordenador, sino la que es capaz de inspirar, motivar y seducir a las personas que van a decidir si se pone en marcha."

Pero presentar es mucho más que "contarle a alguien algo". Al presentar debemos ser capaces de:

  • Alinear a nuestros interlocutores con nuestras posiciones, ideas y planteamientos
  • Inspirar y motivar al cambio y a la necesidad de poner en marcha acciones
  • Empatizar con las necesidades y expectativas de la audiencia
  • Ordenar y poner en valor los beneficios tangibles de nuestra propuesta
  • Transmitir una fotografía completa y contextualizada de la situación del proyecto
  • Persuadir sobre una serie de acciones concretas que llevar a cabo
  • Ordenar nuestras ideas
  • Prevenir errores

Generalmente pensamos que presentar es jugar a ser Steve Jobs. En el imaginario de nuestra generación, las épicas presentaciones de Apple son parte indeleble de nuestra memoria, tal y como puedan serlo ceremonias de entrega de los premios Oscar, de la MTV o la final de algún acontencimiento deportivo. La magia que se desprende en la manera en la que una persona inspiradora es capaz de transmitir energía en forma de proyecto es igualable a la que alcanzan eventos propios del espectáculo o del deporte.

Steve Jobs, en su clásica presentación del primer iPhone

Lo siento, es complicado que seas capaz de presentar como Steve Jobs. O que enfrentes en tu carrera a un producto tan fabuloso como el primer iPhone. Por lo general, además, las técnicas de presentación eficaz las usaremos no tanto para enormes hitos históricos, sino para pequeños grandes momentos como:

  • Explicar una idea a un compañero, o responsable de área
  • Hacer estatus de un proyecto
  • Llevar a cabo un reporte de analíticas de datos
  • Explicar un plan o estrategia
  • Comunicar un brief para que un equipo se ponga a trabajar
  • Crear una oferta o propuesta comercial

 

Algunas claves para realizar presentaciones eficientes

El hábito no siempre hace al monje. Podemos, y debemos, exigirnos un nivel máximo en cada una de estas presentaciones y, para conseguir este propósito, analizar y observar presentaciones eficientes, ya sea en YouTube, TedTalks o en un PowerPoint. La batalla de la persuasión no la ganan exclusivamente los grandes talentos comerciales, personalidades o personas con gran arrojo o don de gentes. Todo lo contrario. La capacidad de emoción parte de personas normales que confían en su idea y son capaces de transmitirla. Y eso solo se consigue con preparación. Y para ayudaros con vuestras presentaciones, os dejamos algunos consejos.

"La capacidad de emoción parte de personas normales que confían en su idea y son capaces de transmitirla. Y eso solo se consigue con preparación"

 

1. Dedica el 20% del tiempo de una tarea a su presentación. Tienes poco tiempo para hacer el diagnóstico de un problema y plantear una serie de acciones de mejora. El reloj vuela y quedan escasos minutos para la hora de presentar tus ideas. ¿Pero qué haces que estás todavía pensando en ideas? La presentación de una idea es parte de la idea. No solo porque te va a ayudar a ordenarla, ponerla en cuestión y mejorarla, sino porque vas a poder construir argumentos y destacar beneficios. Así que, utiliza esta aplicación del Principio de Pareto, y reserva siempre un 20% del tiempo que tengas previsto para una tarea exclusivamente a su presentación. Las ideas fluirán, serán más convincentes, argumentadas e irás con más confianza a la reunión.

2. ¿Qué busco con esta presentación? Estás deseando tirarte al Keynote, Powerpoint o a la pizarra a escribir ideas. Es normal, es hasta saludable, pero, ¿cuáles son tus objetivos reales en esta presentación? ¿qué se espera de ti? ¿qué habilidades o capacidades puedes aprovechar para transmitir? ¿qué otros mensajes o conceptos del proyecto o del conjunto de la compañía puedes trasladar? Si enfocas la presentación a los objetivos reales que buscas con tu presentación, gran parte del éxito lo tienes asegurado.

3. Cuida los aspectos formales. Decide qué formato vas a utilizar. En función del tipo de presentación y de contenido, del tiempo, de las características de la audiencia, de los recursos técnicos (intenta evitar contenido en línea si no controlas la conexión) y, sobre todo, considera qué herramientas te son más cómodas y tienes mayor soltura y capacitación. Si te quedan tres horas para la presentación, no es momento de aprender After Effects...  Por eso, desde el principio, considera:

- El formato de la presentación y el software

- El tiempo real que tendrás (siempre te vas a "enrollar" más de lo que tenías pensado)

- El contexto físico de la presentación (¿será en la sala de reuniones o cara a cara?, ¿me pedirán que lo envíe todo por e-mail?, ¿habrá muchas personas? ¿dónde estarán ubicadas?

- Los medios técnicos y la conectividad. Vivimos en un mundo hiperconectado... o no, de repente no va internet. No debería ser así, pero es y será. Llévalo todo en local.

- Adapta tu dress-code. No dejes de ser tú, pero interpreta el rol que se espera de ti en esa reunión. ¿Es día de chaqueta y corbata o de americana con zapatillas? Tan incómodo es sentirte disfrazado como fuera de lugar. Si puedes controlar el número y responsabilidad de las personas en una presentación (o de cualquier reunión en general), mejor que mejor.

- Plantea tu estilo. Eres como eres y tu cliente o empresa te quiere así. Desarrolla tu personalidad y estilo, más humorístico, freak, basado en datos, parco en palabras, solvente... pero siempre al servicio del proyecto en el que estás trabajando. No hay nada más ridículo que usar a Chewbacca para presentar un cuadro de mandos.

4. Ata bien los mensajes fundamentales. Tienes 40 minutos, de los cuales 15 serán en frenética competición con los e-mails, llamadas y mensajes de WhatsApp que recibirán tus interlocutores. Es vital que tengas claras las ideas clave que debes colocar, los argumentos básicos que esbozar y los siguientes pasos que quieres acordar. No dejes la reunión sin resolver, plantea qué hay que hacer a continuación y lidera. Pero para ello es crítico jerarquizar tus ideas y encajarlas como sea, de manera sencilla, pedagógica y humana, sin tecnicismos superfluos o excentricidades tecnológicas o numéricas pensadas más para legitimarte que para defender tu idea.

Presentaciones eficaces, INNN. Cita de Albert Einstein

5. Estructura el contenido desde el principio. Una vez tienes claras las ideas base, un buen consejo es, sabiendo el tiempo que tienes, ir creando un "esqueleto de tu presentación" e ir generando slides en blanco, o con el template que vayas a usar, donde ir apuntando las ideas clave de cada diapositiva. Así no perderás en ningún el momento el control del alcance de tu presentación ni te dejarás nada relevante fuera. Mira referencias, estudia el tiempo y estructura antes de empezar a diseñar. Y, ten en cuenta, que en una diapositiva con un contenido de 4-5 bullets o puntos, puedes perfectamente llegar a invertir hasta 10 min. No olvides que las diapositivas son para ayudar a resumir ideas y atraer la atención del interlocutor, no para ti. Si necesitas un Keynote para poder recordar tus ideas, mejor usas los comentarios privados o anotaciones en papel.

"...un buen consejo es, sabiendo el tiempo que tienes, ir creando un "esqueleto de tu presentación"..."

A nivel estructural, además de medir el tiempo y las ideas clave, es importante construir un buen ritmo narrativo. Para ello, mejor no reinventar la rueda. La estructura clásica en tres tiempos: presentación - nudo - desenlace, es magnífica. Arranca con un contexto, define el problema, plantea las soluciones, define los pasos concretos que dar y resume. Esa podría ser una buena estructura para plantear cualquier idea. Ahora bien, si analizamos al detalle presentaciones míticas como la que comentábamos anteriormente de Steve Jobs, podremos detectar una estructura muy meditada en la que el presentador juega constantemente con recursos como la creación de expectativas, la interacción, el silencio o el humor. Se trata de recursos dramáticos, como la estructura de la pirámide de Freytag, inspirados directamente en el mundo de la literatura y la narrativa.

Estructura de presentaciones eficaces

Presentaciones eficaces. Pirámide de Freytag

Algunos ejemplos de estructura narrativa aplicadas a presentaciones.

Si te ha sabido a poco todo esto, por favor no dejes de echarle un ojo a la TedTalk de Nancy Duarte "The secret structure of great talks".

 

6. No todo va sobre ti. La concentración es máxima y debes tener en cuenta muchos aspectos, pero no cometas el error de que todo parezca excesivamente egocéntrico. Intenta compartir tus ideas, sugerir mejoras, hacer preguntas. Algunas formas de interacción que puedes usar en una presentación eficaz son:

- Un típico: "Que levante la mano quien en esta sala...", "De todas las personas aquí, ¿quién alguna vez...?

- Humor. De manera coherente con el rol y el tono de tu presentación, un pequeño guiño humorístico que consiga soltar una sonrisa o carcajada siempre ayuda a que tu idea vaya "colando" mejor.

- Emociona. Si planteas recursos, ideas o argumentos que potencien el debate, el comentario o la emoción, la capacidad de tu audiencia para empatizar contigo y tu proyecto aumentarán exponencialmente.

7. Aprovecha para mejorar. Puede que no tengas todo el tiempo del mundo para desarrollar una nueva habilidad, pero una presentación es una ocasión de oro para aprender algo nuevo, profundizar en cierto tema, mejorar usando algún programa...

8. Escúchate. No te escondas en la presentación audiovisual. De hecho, muchas veces no es imprescindible. 

9. No aburras ni agobies. Si es visual, tu presentación probablemente cautive y capte la atención. Si tienes tiempo suficiente, proyecta algún material y rompe la dinámica soporífera de clase magistral. Y no atiborres las presentaciones con datos, listas enormes, fondos llenos de colores y fotos que impiden la legibilidad o elementos que dificulten la comprensión de los contenidos clave que quieres transmitir. Las citas y estadísticas son siempre una buena idea.

10. Mira por tus intereseses. Siéntete importante, es tu momento. Y, para asegurar que logras el objetivo que te marcaste al comienzo del trabajo, asegura el feedback preguntando específicamente aquello que te inquieta, deja bien claros los siguientes pasos que deben ponerse en marcha. Y, cuando termines, archiva, nombra correctamente los documentos y reutiliza. Tus presentaciones presentes son la base de las futuras.

Aunque salir de la zona de confort sea un concepto un tanto trillado, ten en cuenta que presentar es una oportunidad para mejorar, aprender, ponerte a prueba y desarrollar habilidades. No podemos huir de este tipo de interacciones, son diarias y parte fundamental de nuestro trabajo, por lo que parece una buena idea hacer de ellas una oportunidad y un nuevo territorio en el que fortalecer nuestras capacidades profesionales.

 

David Acosta

David Acosta

david.acosta@innn.es  / 

Director Creativo Ejecutivo de INNN, todoterreno de la comunicación digital, copy de vocación, profesor universitario de branding y miembro fundador del Aula de Videojuegos de la Universidad de Sevilla. David desarrolla su trabajo siempre con una pata en lo técnico y otra junto a los clientes, contando siempre con una doble visión creativa / comercial. Y siempre con el humor como bandera.

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