@soypedrozr / febrero 24, 2020

13 tips y consejos mejorar nuestra productividad

Que el scrolleo en Instagram, que el cuarto café antes de las 11, que reiniciar el ordenador, que la 'reunionitis'. Como estos, hay muchos más ejemplos en los que no hacemos un uso eficiente del tiempo. En el último Aprenday, hemos compartido pequeños tips para mejorar nuestra productividad en el trabajo, reducir los puntos ciegos y ser más felices.

En INNN hemos aprendido a exprimir las horas para ser más eficientes. No es que seamos máquinas alemanas infalibles o que nuestros días duran 30 horas, sino que utilizamos estas técnicas (‘to the best of our abilities’) para brindar respuestas y soluciones adecuadas - y en tiempo - a nuestros clientes.

Hace unas semanas hemos hecho una mención importante a una de nuestras metodologías insignia que ya es marca de la casa, como la técnica Pomodoro. Este post viene a brindar algo más de información acerca de nuestro ecosistema de metodologías ágiles.

A continuación compartimos contigo algunos de estos tips para ser más eficientes. Si te quedas con ganas de más, también puedes descargarte nuestra presentación completa con más de 30 tips para ganarle tiempo a tu jornada:

13 tips para ser más eficientes

La gestión del tiempo es cada vez más esencial.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  • Planifica: La primera parece un poco obvia, ¿verdad? Pero es que sin planificación no hay técnica que sea útil. A su vez, la planificación es una técnica en si misma. Antes de emprender una tarea, organiza los pasos que tomarás, el tiempo que crees que te llevará, los recursos que utilizarás y si estimas los resultados.
  • Agenda las tareas constantes según tus prioridades: Puedes utilizar Google Calendar o cualquier otro organizador. Esto te permitirá contar con un recordatorio claro de tus tareas recurrentes.
  • Dedica una parte de la agenda a ‘imprevistos’: En INNN sugerimos que ese tiempo sea el 30% del total (diaria o semanal). La experiencia nos ha demostrado que la vida no puede ser planificada en su totalidad, por lo que déjate un espacio para lidiar con eventos que no habías considerado en tu planificación, sin que ocupen demasiado tiempo de tu agenda.
  • Determina momentos para gestionar el correo: Elige momentos del día en que puedas responder varios correos. También puedes programarlos como si fuese una plataforma de gestión de social media. La bandeja de entrada no es mensajería instantánea. Recuerda que muchos emails requieren de tiempo para pensar su respuesta. Si es algo muy urgente, deberías utilizar otra vía (llamada telefónica, preferentemente).
  • Etiqueta tus correos: Utiliza etiquetas para identificar los correos electrónicos. Esto te permitirá mantener un orden interno de tu bandeja de entrada. Elige las categorías que mejor vayan con tu organización, proyectos o tareas, así podrás reconocerlos fácilmente.
  • Ten una lista dinámica de prioridades: Las necesidades cambian semana a semana, y también lo hacen las prioridades. Ten en cuenta que cuando planifiques tu próxima semana puedes encontrarte con un panorama muy distinto al que tienes en mente.
  • Aprende herramientas y ‘atajos del teclado’: Este tip nos genera una sensación muy especial. Hace tan solo una semana, falleció el inventor del quizás el atajo más conocido y utilizado por todos: Copiar y pegar. Como éste, hay muchos más que te harán la vida más fácil. Aquí puedes encontrar los más famosos. (En la oficina hemos comentado que quien inventó el Ctrl+Z, Warren Teitelman, debe tener una suite en el cielo)
  • Sé conciso en las reuniones: Una reunión es una metodología de trabajo para cumplir un objetivo. No caben aquí la cantidad de ejemplos que existen de grupos de trabajo que van de reunión en reunión sin avanzar en sus objetivos, y seguro tú sabes más que nosotros. Sé claro, concreto y preciso. Antes de terminar la reunión, haz un resumen breve de los hitos alcanzados para que cada participante recuerde la idea fuerza.
  • Intenta que te visiten: Abrir las puertas de tu casa, estudio u oficina es siempre una buena manera de demostrarle interés a tus clientes, proveedores (o amigos). Ser anfitrión permite que conozcan tu ambiente de trabajo, a tu equipo y que sepan mucho más de ti. Pero procura que esté todo en perfectas condiciones (o casi), para dar una mejor imagen.

  • Haz una cosa a la vez: Entendemos el impulso de meternos en cinco tareas a la vez con tal de agilizarlas. Créenos, a nosotros también nos pasa. Pero lo mejor es dedicar tiempo exclusivo a determinadas tareas para luego pasar a otras y no intentar hacer todo en simultáneo, pues tardamos más y los resultados no son tan efectivos. Como dice nuestro CEO David Acosta: “Si te metes en algo, es para acabarlo”
  • Lidera tu agenda: ¿Hay algo mejor que ser dueños de nuestro tiempo? No queremos convertirnos en expertos en Mindfulness como nuestro amigo Nacho Luque, pero este tip es fundamental para lograr la eficiencia y la felicidad, ¿por qué no? Liderar tu agenda significa que tú debes intentar ejercer el control de lo que sucede con tu tiempo y tus tareas. No dejes que un proveedor, cliente o compañero de trabajo apunte reuniones sin tu consentimiento, o tareas con deadlines inalcanzables.
  • Erradica el egowork: No hagas cosas para tu propia satisfacción intelectual. Siempre hay alguien que depende de nuestro trabajo, y nosotros también de ellos. Además, intenta ser realista en tus esfuerzos. Seguramente tu equipo o tu cliente valora que puedas hacerlo todo por ti mismo, pero esa exigencia propia puede pasarte factura.
  • Programa descansos y recompensas: Sin dudas, uno de nuestros tips favoritos. Siempre es más efectivo tomarse un pequeño descanso y ordenar las ideas que correr una maratón a contrarreloj con el ordenador, un cliente enfadado o un proyecto que no termina de arrojar resultados. Dedica tu máximo a resolver los problemas y programa un pequeño break para darle un respiro a tu cuerpo. Y si puedes solucionar eso que te molestaba, ¡tienes merecida esa recompensa que tienes en mente!

Estos son sólo algunos de los tips que hemos compartido en nuestro último Aprenday. Fue una sesión dedicada a compartir experiencias y técnicas que utilizamos a nivel individual para ser más eficientes en nuestras tareas. Ya sabes, nos encanta aprender, iterar y mejorar para crecer. 

(Un saludo especial a Luis Mola, un asistente fijo a nuestros Aprenday)

En el siguiente link puedes descargarte la presentación completa con más de 30 tips para que puedas mejorar tu productividad y hagas un uso más eficiente del tiempo.

Descárgalo aquí 

Si quieres compartir tu técnica mágica con nosotros, puedes hacerlo enviándonos un correo a hola@innn.es. Nos encantaría leerte.

¡Hasta pronto!

 

 

 

Pedro Zabala Roldán

Pedro Zabala Roldán

pedro.zabala@innn.es  / 

Pedro es un híbrido de la comunicación que se ha desenvuelto en el ámbito de las empresas familiares y el entrepreneurship. Formación en Relaciones Públicas e Institucionales y profesor universitario de eventos y tecnología, los últimos años ha volcado su expertise al marketing digital. Argentino de nacimiento y español por adopción, trabaja sabiendo que nunca se deja de aprender.

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