Cómo funciona una agencia con tomate

El 'Pomodoro INNN'

La gestión del tiempo es cada vez más esencial. Una realidad que se visualiza en la vida, en las agencias y en la vida de las agencias.

En INNN implementamos la técnica pomodoro para dotar de dinamismo y agilidad a los proyectos en los que trabajamos. Se inspira en el viejo truco del mundo culinario de los temporizadores de horno, de esos que tienen forma de tomate, para las comidas que se cocinan mientras se alistan otras tareas o simplemente se espera a que finalice la cocción. Hoy es una técnica de concentración avalada por la neurociencia, pero veamos de qué se trata la técnica del tomate, o como lo llamamos en INNN, el ‘modo pomodoro’.

¿De qué va esta metodología?

Se basa en la implementación de bloques de trabajo de máxima concentración, con el objetivo de intensificar el rendimiento y agilizar los resultados. La duración de los bloques puede variar según las necesidades de trabajo, la lógica de funcionamiento del equipo o el proyecto en sí. En INNN, por ejemplo, dedicamos dos horas por mañana (usualmente de 8:00 a 10:00) a dinamizar producciones, a que nuestros Project Manager asignen recursos al resto de los equipos, y a finalizar entregables de cara a los clientes.

La Técnica Pomodoro es una que nos ha dado resultados de manera continuada con nuestros clientes y que estamos extendiendo a los procesos internos de comunicación y marketing de INNN.

¿Cómo es un pomodoro INNN?

Las agencias y consultoras de publicidad no lo tenemos fácil. El futuro está más cerca que ayer y estamos obligados a mutar. En procesos de marca, en enfoque estratégico, en adopción de metodologías ágiles y en resultados. Hace un tiempo, nuestro CEO Creativo – David Acosta – dedicó unas líneas a contarnos por qué las agencias del futuro no serán ni agencias, ni de publicidad. Lo cierto es que en INNN trabajamos para resolver uno de los problemas tradicionales de las agencias: la cuchara de palo. ¿Por qué las agencias que venden publicidad no invierten en su propia publicidad? ¿Cómo pueden desarrollar planes de comunicación si ellos mismos no lo aplican? Estas preguntas y muchas más son las que intentamos responder, pero las dejaremos para otro post. En INNN encontramos una solución rápida y efectiva a estos interrogantes en nuestros pomodoros.

Un día al mes lo reservamos para trabajar en nosotros. Sobre nosotros. El objetivo es sencillo: menos pensar y más hacer. La clave la encontramos en saber utilizar nuestras plataformas de trabajo. Por ello, Asana y Slack se convirtieron en nuestra religión, tanto para gestionar tareas y tiempos como para coordinar internamente las acciones, respectivamente. Todo el equipo pone manos a la obra una vez al mes en mejorar a INNN, nuestro propio cliente. ¿Cómo son estas sesiones?

• Las sesiones están coordinadas por un project manager designado previamente. El project manager define los objetivos del pomodoro, la estrategia, asigna los recursos y esfuerzos para cada tarea. Aquí entra en juego Asana. Las tareas se vuelcan en una sala del gestor de tareas, con descripciones y objetivos para cada una.
• Procuramos que las tareas asignadas sean independientes y específicas; que no requieran de la ayuda de otros compañeros para garantizar que cada uno de nosotros esté a cargo de un área específica, que puedan resolverse de manera autónoma y que los avances sean concretos al finalizar el ‘sprint’.
• Trabajamos sobre los contenidos de INNN, la actualización de nuestras plataformas, revisamos bases de datos, proyectamos acciones futuras y monitoreamos el rendimiento de nuestras campañas.
• Hacemos estas sesiones un poco más breves que los pomodoros habituales de trabajo para clientes para optimizar los esfuerzos y fomentar la actualización mensual.
• Reservamos los últimos 10 minutos del pomodoro para aportar el ‘estatus’ al supervisor de la sesión. Reportamos tareas realizadas, los avances concretos e ítems pendientes para retomar en la sesión siguiente.

Convertir a tu agencia en tu cliente

La meta que perseguimos detrás de esta acción es muy sencilla: quebrar la lógica de la cuchara de palo en casa de herrero y convertir a INNN en un cliente más, asimilando las dinámicas que utilizamos en cada proyecto y ponerlos al servicio de la mejora continua de nuestros procesos, metodologías, contenidos y resultados.

Con la técnica pomodoro, hemos encontrado que los esfuerzos se optimizan al dedicar tiempos exclusivos de la jornada a trabajar sobre tareas o proyectos concretos con una lógica de máxima concentración. Hoy también la aplicamos en trabajar sobre nosotros porque la mejora interna se traduce en mejoras de cara a los clientes.

No es necesario que se tenga una agencia de publicidad para intentar trabajar en ‘modo pomodoro’. Como hemos mencionado, además de ser un concepto acuñado por el mundo de la programación, la gestión del tiempo es esencial para cualquier aspecto de la vida profesional, académica y demás facetas.

Os invitamos a probarla.